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采購風險控制和籌開時間把握

時間:2020-01-16 來源:中國旅游報 作者:于秦川

采購的風險控制

采購是業主和管理公司在談判中的一個焦點問題,也是在日后經營中雙方爭議較多的一個敏感話題。采購工作貫穿于酒店管理合同執行的整個過程,不僅關系到賓客體驗,也關系到酒店的運營成本、業主的切身利益以及國際品牌的聲譽。尤其是開業籌備階段,物資采購品種多、數量大,如果控制不好,很容易出現問題,單靠個人的品行和覺悟去實現“公平、公正、公開”的陽光采購,是非常困難的,也沒有哪家管理公司敢承諾,其委派的管理團隊在進行采購事項時,可以完全避免不當行為。

在管理合同中,關于采購條款的描述通常是這樣的:“管理方有權控制并實施對經營本酒店必要或適宜的所有軟件、硬件的購買或租賃?!薄皩x擇家具、裝置和設備,業主應同意管理公司的合理要求事項,以確保酒店的建設裝備和裝修符合品牌標準?!惫芾砉娟P注的是產品質量能否符合品牌標準,業主則更關心采購的價格。

那么,業主應遵循什么樣的采購原則?如何設定采購事項的底線?怎樣才能獲得較好的采購效果?筆者建議重點做好以下幾個方面的工作,并在合同中予以體現。

首先,業主和管理公司要對采購原則達成共識,即“業主因任何酒店采購所花費的總成本(包括采購費用),不得超過在公平競爭基礎上,向第三方采購同等可比的質量和性質的貨品及服務所花費的成本?!币簿褪钦f,管理公司的采購價格加上收取的采購費用之和,不能超過業主從公開市場獲得同樣產品或服務的價格。采購原則的確定相當于鎖定了采購價格的上限,同時,要在合同中加入“業主可據理否定認為不恰當的具體采購事項”。作為補救條款,以上條款有前提條件、有補救條款,可在一定程度上對業主的權益起到保護作用。

其次,要設置交易底線,作為采購事項的執行準則。

一、拒絕指定交易。管理公司通常會以品牌標準為理由,要求酒店采購其指定的供應商的產品。作為在中華人民共和國國土上經營的一個企業,無論企業性質如何,都應該無條件遵守中國的現行法律。我國相關法律規定,未經公開招標的指定交易,均屬違法行為。作為國際一線品牌的酒店管理公司,更應該守法經營,遵守所在國的法律規定。管理公司可以指定產品標準,但不能指定產品供應商,業主可以理直氣壯地拒絕任何指定交易。

二、嚴控關聯交易。管理公司作為商家,有著逐利的沖動,在采購事項中,會優先選擇與自己利益相關的供應商,甚至是自己的參股企業。大多數采購行為會伴隨著傭金和折扣的利益輸送,且數目不菲。管理公司通常打著集團采購可以降低采購成本的旗號,強制要求旗下的酒店參加集團采購,并在合同中明確注明傭金和折扣的取得歸管理公司所有,并將之視為一種合法行為要求業主予以認可。對于這些關聯交易,業主根本無法判斷交易的本質,卻要承擔交易的結果,還要把本屬于自己的折扣利益讓渡給管理公司。這種行為,直接損害了業主的權益,對此,應引起高度關注。

根據相關規定,品牌所有方必須就涉訴情況、關聯交易及其他應披露的信息,進行及時公開的披露。業主可據此,要求管理公司披露所有和本酒店相關的關聯交易,對每一筆關聯交易進行重點審核,并視情況決定是否批準該交易,以維護自身利益。

三、制訂公開招標工作流程。酒店的常規性物資采購,數量大、品種多,必須有嚴格的監督和制度的約束。業主代表應會同管理團隊,制訂嚴格的采購工作流程,成立合規的招投標中心,組建公平的評標委員會,對所有采購事項的過程和結果進行公示,并將此工作納入業主代表的日常工作范疇,逐步建立起一個合規合格的、業主信賴的、酒店管理團隊接受的、國際品牌認可的供應商信息庫,雙方一起努力,共同把好酒店的成本關。

四、抓好定價表審核,這是業主代表一項非常重要的工作。酒店的采購品種繁復、數量巨大,很難做到對每一筆交易進行實時監控,絕大部分常規采購計劃,采購經理都要定期編制月度采購貨品定價表,作為審批和采購的依據。業主代表要認識到,這才是采購工作的核心內容,只有抓住重點,才能控制全局。因此,審核定價表應成為業主代表的一項重要工作內容,只有經業主代表審核會簽后的定價表,才能作為采購的執行依據。這樣做的好處是既保證了業主的權益,又可以減少和管理團隊可能出現的摩擦,在目標達成一致的情況下,高效公正地完成酒店的采購工作。

合理的籌開時間

一家新酒店的開業,要經歷兩個階段:一個是前期建設階段,一個是后期籌備開業階段,也叫籌開階段。以總經理為首的管理團隊要在合適的時間、合適的節點進入酒店,開展開業前的準備工作,包括制訂開業前的商業計劃,確定會計制度、安全準則、人員編制和營銷策略。另外,還要招聘、培訓員工,辦理各種證照,采辦各種物資,保證開業事項順利進行。歸納起來,無非三件事:建章立制、招人采購、辦理證照。

管理公司希望籌開時間越早越好,有充分的時間進行準備,管理團隊越早進入,開業時間越有保障。但作為業主,則要考慮籌開的費用支出。因為籌開團隊的進入,就意味著籌開費用的產生,籌開的費用要在以后的經營年度進行攤銷,籌開費用的多少勢必影響到酒店日后的經營業績?;I開團隊什么時間進場、怎么進場、人數以多少為宜,這些都關乎業主的切身利益。以現行行業規范測算,籌開費用(人工成本部分)大致在工程總造價的1.5—2%之間,對業主而言不是一筆小費用。

籌開工作要遵循兩個“合理”原則:進入的時間要合理,既不能有人沒活干,也不能有活沒人干;進入的人數要合理,要根據工程進展,有多少活進多少人。

筆者建議,籌備開業的準備時間應以180天為宜,太早和太遲都會影響開業的準備工作和費用的控制。具體時間表如下:開業前六個月,總經理和工程部經理要第一批到崗,對接施工、設備安裝和裝修工程,對建設階段存在的問題進行“糾改”。

開業前三個月,各部門經理要到崗,要制訂落實部門的管理制度和工作流程,編制采購計劃和員工培訓計劃。

開業前兩個月,各部門主管和工程部、前廳、營銷部的全體人員要到崗。因為工程部員工要接受設備廠商的培訓,并接管設備;前廳員工要接受品牌公司專有管理軟件的使用培訓;營銷經理們要落實執行開業前的營銷計劃。所以,這三個部門的員工需要比其他員工提前兩個月到崗。

開業前一個月,所有員工要全部到崗。也許有人認為,一個月時間太短,培訓時間都不夠。但筆者認為,酒店的后臺服務崗位技術含量不高,只是一個熟練程度的問題,要讓員工在干中學、在學中干,才能熟能生巧。實操培訓必須在實戰環境中,才更有效果。建議酒店做兩個月的試營業計劃,在試營業期間,充分查找軟硬件存在的問題,讓一線的員工置身于真實的工作場景,在發現問題、解決問題中,提升自己的服務技能。每天面對新的事物、解決不同的新問題,可以保持員工的工作激情,這樣也有助于留住已招收的員工。新生代的員工有他們鮮明的個性,薪酬并不是首位,他們往往更在意個人的價值是否得到體現、工作氛圍是否滿意,如果籌開時間過長,員工可能因無事可做而流失,造成不斷招人、重復培訓,增加了培訓成本。

總之,籌開工作是一項復雜的系統工作,既要保證開業的時間,又要控制籌開費用的支出,花該花的錢、做該做的事,做到效率優先,兼顧公平。




責任編輯:徐曉

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